Van ABPMP tot Agile BPM
Op deze druilerige vrijdagmorgen wou ik eigenlijk een kort, snel artikeltje schrijven over Agile BPM, maar ik werd zo verward van alle afkortingen en termen dat het eerder een iets langer overzicht is geworden.
De ABPMP
Eerst en vooral is er de Association of BPM Professionals International. Het is een internationale non-profitorganisatie die zich richt op het bevorderen van het vakgebied Business Process Management (BPM) en het ondersteunen van professionals die betrokken zijn bij BPM. Wil je meer weten of jezelf certifiëren ? Dan is dat de place to be !
Wat is BPM ?
In het kort betekent het een acroniem dat staat voor Business Process Management.
BPM is een manier om bedrijfsactiviteiten te visualiseren en gaat verder dan de functionele structuren van het bedrijf. Het omvat al het werk dat nodig is om een product of dienst te leveren, waarbij de klant altijd het belangrijkste onderdeel van het proces is.
Met BPM is het noodzakelijk om het continu verbeteringsproces te begrijpen, wat betekent dat procesoptimalisatie niet lineair verloopt. Het is een cyclus die de volgende stappen volgt:
- Ontwerpen
- Modelleren
- Uitvoeren (uitvoeren wat in de ontwerp-/modelleringsfase is gepland)
- Monitoren en controle van de resultaten via KPI’s (prestatie-indicatoren)
- Optimaliseren (nieuw modelleren enzovoort, enzovoort)
Sydle geeft hier een mooi overzicht van de verschillende stages.
Dus, hoe kunnen we BPM in praktijk brengen in een bedrijf? Hier komen de volgende acroniemen van pas: BPMN en BPMS.
Wat is BPMN ?
BPMN is het acroniem voor Business Process Modeling and Notation. Het is in feite de set symbolen of pictogrammen die de representatie van elementen grafisch standaardiseert om het begrip te vergemakkelijken. Met andere woorden, BPMN is een visuele modelleertaal die symbolen gebruikt om de processtromen in een bedrijf voor te stellen, waardoor ze gestandaardiseerd en begrijpelijk zijn voor verschillende afdelingen van een bedrijf.
BPMN wordt ondersteund door OMG (Object Management Group), een organisatie die standaarden vaststelt voor informatiesystemen.
Het doel van BPMN is dat het door alle medewerkers diepgaand wordt begrepen, niet alleen door IT- of procesprofessionals. In tegenstelling tot stroomdiagrammen heeft BPMN echter uitgebreidere hulpmiddelen en kan het processen nauwkeuriger weergeven.
BPM vs BPMN
Terwijl BPM een onderwerp is, of een beheersfilosofie die op bedrijven kan worden toegepast, is BPMN een officiële standaardnotatie gecreëerd door dit onderwerp, die wereldwijd wordt gebruikt.
Met andere woorden, het doel van BPMN is om visuele ondersteuning te bieden en de implementatie van business process management te standaardiseren. BPMN is de set symbolen en grafische representaties die samen de gehele processtroom, activiteiten, gebeurtenissen, gateways, verbindingen en andere elementen laten zien.
Daarom, hoewel het in de volksmond bekend staat als de BPMN-methodologie, is het eigenlijk geen methodologie, maar een notatie.
Wat is BPMS ?
BPMS staat voor Business Process Management Suite (of Systeem), wat de software is die processen in kaart brengt, automatiseert, uitvoert en bewaakt, gebruikmakend van BPM in al zijn stadia.
Een goede BPMS-tool is een compleet systeem dat verschillende ondernemingsoplossingen integreert in hetzelfde platform. Hierdoor kan het management efficiënter zijn en is de communicatie tussen verschillende afdelingen meer gecentraliseerd en zichtbaar.
Het BPMS-platform kan verschillende functies uitvoeren, zoals:
- Grafische omgeving voor modellering
- Procesrepository
- Procesorchestratie
- Beheer van inhoud (ECM)
- Beheer van menselijke interactie
- Connectiviteit met externe systemen
- Gegevensanalyse en monitoring ter ondersteuning van Business Intelligence (Analytics)
- Beheer van regels, en andere functies.
BPMS vs BPMN
BPMN is de modelleerrepresentatie van processen in BPMS, gebruikt om de processen te automatiseren en ze begrijpelijk te maken voor alle betrokkenen. Het is zelfs mogelijk om de notatie op elk BPM-stadium toe te passen om ondersteuning te bieden aan het continu verbeteringsproces. Met andere woorden, je kunt BPMN in het BPMS gebruiken wanneer je:
- Processen wilt automatiseren met minimale hulp van een IT-professional
- Processen van begin tot eind wilt modelleren
- Een proces wilt veranderen nadat je knelpunten hebt geïdentificeerd
- Nieuwe bedrijfsregels wilt toevoegen, enz.
Tot slot: Wat is Agile BPM
Agile BPM (Business Process Management) is een benadering die de principes van Agile-methodologie combineert met Business Process Management om de efficiëntie, aanpasbaarheid en klantgerichtheid van bedrijfsprocessen te verbeteren. Het benadrukt iteratieve verbeteringen, samenwerking en continue feedbackloops om snel te reageren op veranderende zakelijke behoeften en waarde effectiever te leveren.
Hier zijn enkele belangrijke aspecten en voorbeelden van Agile BPM:
- Iteratieve verbeteringen: In Agile BPM worden processen voortdurend verbeterd via iteratieve cycli. In plaats van te proberen een perfect proces vanaf het begin te ontwerpen, werken BPM-teams en belanghebbenden samen om gebieden voor verbetering te identificeren. Ze implementeren veranderingen in kleine stappen, testen ze en verzamelen feedback van procesgebruikers. Op basis van de feedback voeren ze verdere verbeteringen door in latere iteraties.
Voorbeeld: Een marketingteam past Agile BPM toe om hun leadgeneratieproces te verbeteren. In elke sprint analyseren ze de prestaties van het huidige proces, identificeren ze knelpunten en maken ze specifieke aanpassingen, zoals het optimaliseren van leadscoringcriteria of het stroomlijnen van de overdracht tussen marketing- en salesteams.
- Samenwerking met klanten: Klantinput is essentieel in Agile BPM. Stakeholders betrekken actief eindgebruikers, klanten en andere procesdeelnemers gedurende het verbeteringsproces. Het begrijpen van de behoeften en voorkeuren van de klant helpt bij het prioriteren van verbeteringen die rechtstreeks pijnpunten aanpakken en de meeste waarde bieden.
Voorbeeld: Een software-ontwikkelingsteam past Agile BPM toe om hun proces voor het oplossen van bugs te optimaliseren. Ze verzamelen regelmatig feedback van productgebruikers en supportteams om kritieke bugs te identificeren die de klantbeleving het meest beïnvloeden. Op basis van deze input geven ze prioriteit aan het eerst oplossen van die bugs.
- Continue levering van procesverbeteringen: Agile BPM bevordert een cultuur van continue verbetering, waarbij kleine maar waardevolle procesverbeteringen regelmatig worden geïmplementeerd. Dit zorgt ervoor dat processen voortdurend worden geoptimaliseerd om te voldoen aan veranderende zakelijke eisen en snel te reageren op marktveranderingen.
Voorbeeld: Een HR-afdeling past Agile BPM toe om hun wervingsproces te verbeteren. Na elke wervingscyclus analyseren ze feedback van zowel kandidaten als hiringmanagers. Op basis van deze gegevens verbeteren ze stapsgewijs recruitmentactiviteiten, zoals het stroomlijnen van het plannen van sollicitatiegesprekken of het verbeteren van de kandidatenervaring tijdens het wervingsproces.
- Empowered Cross-Functionele Teams: Agile BPM stimuleert cross-functionele samenwerking tussen teams die verantwoordelijk zijn voor verschillende delen van een proces. Geëmancipeerde teams werken samen om beslissingen te nemen en verbeteringen door te voeren, waardoor afhankelijkheden worden verminderd en snellere procesaanpassingen worden bevorderd.
Voorbeeld: Een klantensupportteam omarmt Agile BPM om hun ticketoplossingsproces te verbeteren. Door een cross-functioneel team te vormen met vertegenwoordigers uit support, ontwikkeling en kwaliteitsborging, kunnen ze gezamenlijk oorzaken aanpakken en sneller oplossingen vinden.
- Agile BPM-tools en visualisaties: Agile BPM maakt gebruik van procesvisualisatietechnieken om het begrip en de verbetering van het proces toegankelijker te maken voor belanghebbenden. BPMN (Business Process Model and Notation)-diagrammen worden vaak gebruikt om duidelijke en gestandaardiseerde visuele representaties van processen te maken.
Voorbeeld: Een IT-operatieteam past Agile BPM toe om hun incidentmanagementproces te optimaliseren. Ze gebruiken BPMN-diagrammen om de stappen voor incidentafhandeling, communicatiestromen en escalatiepaden te illustreren. Deze visualisatie helpt iedereen die betrokken is bij het begrijpen van hun rollen en de algemene processtroom.
In het kort is Agile BPM een benadering die iteratieve verbeteringen, klantensamenwerking en continue feedback benadrukt om efficiënter te reageren op veranderende zakelijke behoeften en waarde effectiever te leveren. Het integreert de principes van Agile-methodologie met Business Process Management om processen meer flexibel, aanpasbaar en klantgericht te maken.
What is Agile business process mapping?
Om hun business process management te starten, zullen organisaties vaak een techniek genaamd business process mapping gebruiken. Hierbij zal een team alle stappen die betrokken zijn bij een bepaald proces van begin tot eind op een rij zetten. Ze zullen de vereiste taken, het tijdschema voor voltooiing en de verschillende rollen en verantwoordelijkheden uiteenzetten. Deze informatie wordt op een visueel effectieve manier benadrukt, meestal met behulp van een kaart, grafiek of diagram.
Bij Agile business process mapping richten teams zich op gebruikersverhalen. Ze zullen story mapping uitvoeren, waarbij de stappen in de klantreis worden beschreven. De prioriteit is om de ervaring voor de eindgebruiker te verbeteren in plaats van voor de organisatie zelf. Dit is echter complementair aan business process mapping, omdat het een gevoel van workflow-structuur toevoegt en de zichtbaarheid vergroot.